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Agile - pas à pas

Transformation numérique 04-26-2019

Épisode 9

Lors d'une des dernières épisodes, nous avons abordé limportance de concevoir avec les utilisateurs. C’est une norme numérique fondamentale du gouvernement du Canada. Quoi de mieux que de placer les utilisateurs au centre de nos efforts pour améliorer nos façons de faire et nos offres de services?

Et pourquoi ne pas faire tout cela en adoptant la méthode agile? Génial, non? Mais… que signifie le mot « agile »?

En résumé :

  1. Obtiens de la rétroaction tôt et fréquemment.
  2. Ajuste-toi en cours de route.
  3. Sache quand quelque chose est assez bon.
  4. Lance le produit, obtiens une rétroaction, puis itère à nouveau, répète l’opération et mets ton produit à jour. C’est une histoire sans fin.

Rencontrez Todd Scanlan

Todd Scanlan, Coach agile, Académie du numérique, nous explique pourquoi cette approche Agile nous concerne tous.

Todd Scanlan (@toddscanlan)
Coach agile @ l'Académie du numérique

Les Canadiens s’attendent à recevoir des produits et des services intuitifs, conviviaux et adaptés à leurs besoins en constante évolution. En tant que fonctionnaires, nous devons aussi changer notre façon de travailler pour mieux nous adapter et mettre davantage l’accent sur le service et sur la clientèle, peu importe le domaine dans lequel nous travaillons.

Pour ce faire, nos dirigeants et l’équipe de gestion doivent adopter une attitude moins dominante et délaisser le modèle de microgestion. Ils doivent se percevoir comme des catalyseurs qui mettent en place les conditions permettant aux individus et aux équipes d’apprendre et de s’améliorer. Ils y parviendront en :

  • créant un environnement de sécurité psychologique, de confiance et de franchise ou d’ouverture;
  • soutenant l’incertitude par l’expérimentation;
  • fixant des priorités et des normes élevées concernant « le travail à effectuer »;
  • démontrant de l’ouverture aux suggestions des employés sur leur façon privilégiée de collaborer.

On peut vous poser quelques questions, Todd ?

Q1 : Comment pouvons-nous intégrer les approches de la méthode agile, individuellement et au sein de notre équipe?

Individuellement, vous pouvez commencer par adopter et concevoir un tableau de kanban personnel pour vous aider à gérer votre travail. Kanban est un terme d’origine japonaise qui signifie « signal visuel ».

Un kanban est conçu pour aider un individu ou une équipe à prioriser le travail, à maximiser son efficacité et à éliminer les contraintes afin que le travail soit accompli plus rapidement et qu’il soit de meilleure qualité. Regardez cette vidéo d’une minute qui pourrait changer votre vie :


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[Applaudissements]

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[Musique]

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2

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bonjour à tous aujourd'hui on se

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retrouve pour discuter avec yannick qui

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lui présente finalement son personnel

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article est assez classique avec le to

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do l'encours est le fait la partie qui

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m'a le plus aidé c'est en fait la

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c'est de commencer à faire la liste par

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faire la liste de tous les sujets que

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prioriser en fonction de l'importance et

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donc moi ma problématique c'était que

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j'ai toujours beaucoup de choses à faire

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et j'ai tendance à tout vouloir faire ce

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que je suis un peu perfectionniste

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pourquoi ça m'a aidé le fait de pouvoir

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déjà matérialisé tous les sujets et de

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pouvoir les traiter en fonction de leur

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importance et leur urgence - cette

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matrice l'a donc ici c'est ce qui est

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important et urgent donc c'est les

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sujets que je vais traiter en priorité

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tout doux dans mon personnel comment

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fois que j'ai traité tous les sujets qui

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sont importants et urgents

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je vais pouvoir m'attaquer à ceux qui

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sont peut-être un peu moins urgents ou

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un peu moins important le projet m'a

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tout doux qui est plus remplie avec 80

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post it et ça me fait des semaines

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qu'ils sont raisonnables en termes de

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travail

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[Musique]

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[Applaudissements]

Au sein de votre équipe, inscrivez tous vos projets et vos tâches d’équipe sur un mur pour mieux comprendre ce sur quoi travaillent vos collègues et révéler la contribution de tous. Cet exercice vous permettra de déceler les étapes qui entraînent des pertes de temps dans vos processus :

  • trop de travail en cours;
  • des travaux non planifiés;
  • des priorités contradictoires;
  • des habitudes inconnues et des engorgements

Puis, si possible, vous pouvez commencer à incorporer des boucles de rétroaction. La plupart des projets comportent un rapport sur les leçons apprises généralement rédigé à la fin de celui-ci. Pour être plus « agile », vous pourriez réfléchir sur le projet en cours afin d’en examiner le déroulement et de proposer des mesures pour améliorer le travail d’équipe et le fonctionnement de celle-ci.

Q2 : Je peux voir comment fonctionne la méthode agile dans le cadre de vastes projets de conception de logiciels, mais est-ce vraiment une approche viable pour tout le monde?

Absolument, tous les secteurs d’activité peuvent bénéficier d’une rétroaction tôt dans le processus afin de valider que vous êtes sur la bonne voie. Nos collègues du Service numérique canadien nous montrent l’exemple, comme vous pourrez l’entendre dans cette courte vidéo bilingue de 3 minutes.


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Selon moi, en quoi consiste une conception efficace?

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La collaboration, d'abord et avant tout; puis, la confiance;

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et troisièmement, l'ouverture.

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Le design, c’est la conception de tout,

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de tous les services qu’on offre aux Canadiens.

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Tout l'aspect UX est super important.

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Aller voir les clients,

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tester nos produits,

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et puis, faire des modifications et

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le tester à nouveau avant de mettre les produits en ligne

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ou n'importe quel type de produit finalement.

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Dans notre contexte au Service numérique canadien,

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nos utilisateurs vont du personnel de soutien qui

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gère les services au personnel de première ligne

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qui travaille dans les bureaux locaux,

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dans les centres d'appels et qui est

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en contact direct avec certains des points sensibles

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et des défis concrets que les utilisateurs leur soumettent.

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Et aussi, les utilisateurs, comme le public canadien.

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Si on conçoit quelque chose, il faut que l’utilisateur puisse l'utiliser.

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S'il ne peut pas l'utiliser, ce n’est pas la peine de le concevoir.

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Comment? Parce que

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ce sont eux qui nous approchent en général

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parce qu'ils ont un problème et ils veulent le résoudre.

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Lorsque vous travaillez avec des utilisateurs,

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il ne s'agit pas seulement de leur demander ce qu'ils veulent.

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Les tests d’utilisateurs et la recherche sur les utilisateurs, c’est vraiment

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de s’asseoir, de remarquer ce qu’ils font,

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leur façon d’interagir avec un service

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ou avec quelque chose.

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Il s’agit donc de vraiment tenir pleinement compte

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de la façon dont ils utilisent quelque chose.

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Creuser au plus profond d’eux-mêmes, leur poser des questions

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continuer à creuser. « Pourquoi?

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Pourquoi faites-vous cela? »

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Cela nous permet vraiment de comprendre

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quels sont leurs besoins.

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Puis, il y a l’adage selon lequel

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vous pouvez vouloir quelque chose, mais ce n’est pas

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exactement ce dont vous avez besoin.C’est ce que nous sommes, nous concevons

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selon les besoins des utilisateurs.

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C’est sûr qu'il faut les consulter.

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Une fois que nos produits sont faits,

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il faut retourner, et puis leur demander

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ce qu'ils en pensent, et il faut s'améliorer.

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Il faut que ce soit vraiment à leur goût pour qu'ils apprennent mieux.

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À partir de là, lorsque nous commençons

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à concevoir, à créer les services,

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nous voulons utiliser la recherche pour comparer

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ce que nous avons conçu à ce dont les gens ont besoin,

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et voir comment cela se mesure.

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Nous le faisons encore, et encore, et encore.

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Ainsi, la recherche ne se fait pas seulement

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au début de la conception d’un produit,

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mais à chaque étape.

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Ainsi, quand on parle

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de la façon dont la conception et la recherche forment un tout,

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ce n’est pas seulement de commencer par la recherche

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ou d’en faire un peu à la fin

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pour voir vos résultats,

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c'est de le faire à chaque étape du processus.

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Il faut aussi tenir compte

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des gens que vous approchez

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et de leur façon de collaborer pour créer

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un système qui fonctionne bien,

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et que la façon dont vous les faites participer

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semble volontaire et non coercitive.

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Nous pensons donc à la protection de la vie privée,

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mais aussi à la façon dont les données

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que nous recueillons sur ces personnes

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sont stockées et utilisées au fil du temps.

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Nous réfléchissons à cela.

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Il y a donc une variété de considérations éthiques

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à intégrer dans toute bonne recherche.

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Mais en fin de compte,

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nous pensons que la recherche fait aussi partie de la construction

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d’un système éthique en général.

Q3 : Comment créer une « charpente évolutive » ou « Walking Skeleton » non technologique?

Le but est de créer une tranche ou un élément de travail parfait qui peut évoluer au fil du temps à l’aide d’une rétroaction continue. En informatique, on appelle cela une "charpente évolutive"

Vous devez vous concentrer sur votre première itération et sur son potentiel d’apprentissage et de découverte.

Exemple : si vous écrivez un document de 100 pages, vous vous assurerez d’être sur la bonne voie en rédigeant progressivement, d’une manière rapide et adaptable (légère et jetable) en suivant ces étapes :

  1. La première itération est un aperçu des titres de tous les chapitres du document.
  2. La deuxième itération vise à définir tous les chapitres, les titres et les sous-titres, et ainsi de suite.

Ces étapes vous permettront d’offrir à l’utilisateur final le résultat escompté d’une manière qui nécessite peu d’efforts préalables et qui vous fera épargner du temps.

Q4 : Que devrions-nous absolument éviter ou changer dans notre façon habituelle de travailler?

Nous devons cesser de récompenser les résultats puisque les employés ont très peu de contrôle sur ceux-ci. Il faut commencer à récompenser les comportements, tels que : apprendre, expérimenter, collaborer, être un bon joueur d’équipe ou construire sur les idées des autres plutôt que les rejeter. Privilégier les « oui et » plutôt que les « oui, mais ». De bons comportements favoriseront des équipes très performantes.

La bonne nouvelle, c’est que certaines équipes du gouvernement du Canada y parviennent. Voici deux exemples:

Emploi et développement social Canada:

Notre équipe, le groupe de travail jeuness d'Emploi et développement social Canada (EDSC), fournit des ressources aux jeunes Canadiens pour qu’ils aient une carrière fructueuse et enrichissante. Nous procédons à la refonte de la page Web Jeunesse.gc.ca pour qu’elle soit axée sur les utilisateurs, en utilisant l'approche agile.
Notre équipe interdisciplinaire adopte la méthode agile Scrum. Tous nos services sont centrés sur la personne. Nous misons sur la créativité pour l’ensemble de nos activités de conception, que ce soit: pour les services, les interactions ou la conception d'expériences et d'interfaces. Nous travaillons progressivement vers la réalisation de notre vision globale, en dévoilant des éléments au fur et à mesure qu’ils sont prêts. En peu de temps,nos projets gagnent en valeur ajoutée pour les jeunes Canadiens.

Transport Canada:

Cette année, Transports Canada a lancé sa Feuille de route numérique - un plan pour " passer au numérique " en fournissant au personnel de TC les outils, nécessaires pour relever les défis d'une industrie du transport en évolution rapide. Chaque mois, nous présentons un thème différent du gouvernement numérique. En avril, nous nous concentrons sur Agile.
Bien que certaines équipes de TC utilisent déjà Agile dans leur travail, c'est un nouveau concept pour beaucoup. Au moyen d'activités, d'événements et d'occasions d'apprentissage, nous montrons au personnel de TC comment une approche Agile a un impact à l'échelle du gouvernement: l'approvisionnement, les RH, la législation et l'élaboration de politiques.
GCpedia est notre principal hub d’information. Allez visiter nos liens, dans les ressources externes en bas de cette page.


Q5 : Quels outils pourraient nous aider à mieux collaborer?

Les meilleurs outils sont ceux qui prônent la conversation en personne et ceux qui nous permettent de voir les participants. Tout ce dont vous aurez besoin, ce sont des papillons adhésifs (Post-it), du ruban de peintre et des feutres.

Gardez les choses simples et ramenez tout sur le plan humain. Si votre équipe travaille à distance, utilisez la technologie à votre disposition :

  • vidéoconférence, Skype Entreprise, WebEx ou Zoom;
  • clavardage en ligne (Slack ou GCmessage);
  • tableaux de kanban virtuels (Jira, Trello, VersionOne, TFS ou Wrike) ou pointez une caméra en tout temps sur le tableau de kanban de l’équipe.

Enfin, vous ne devenez pas Aaile, vous devenez plus agile!


Aprenez-en plus sur l'approche agile