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Partie 3 : Neuf façons pour rehausser votre expérience de télétravail

Transformation numérique 12-04-2019

Épisode 16

Depuis quatre mois, et pour la première fois de ma vie, je fais du télétravail. Certains jours, je me rends au bureau, d’autres non. Les jours où je me rends au bureau, je me sens motivée et revigorée. Les jours où je n’y vais pas, par contre, comme je suis moins disciplinée et que je n’ai pas de limites, je suis plus lente et je termine souvent ma journée de travail en soirée. En fait, rédiger cet article m’a ouvert les yeux : je ne peux pas travailler à distance sans plan.

Dans cet épisode, vous apprendrez sur:

  • les défis courants que vivent les équipes virtuelles;
  • les outils du succès; et
  • les ressources et les événements conçus pour vous soutenir, votre équipe et vous.

En repensant à la série et à ce que j’y ai appris, je peux dire que bon nombre de fonctionnaires donneraient cher pour pouvoir travailler de la maison. En lisant mon laïus, vous vous dites peut-être :

pauvre petite, elle a de la difficulté à travailler de la maison...
Légende : Une femme qui rit.
Photo de Frank Busch tirée de Unsplash

Vous n’avez pas tort.

En fait, j’étais si excitée à l’idée de travailler à distance que je ne pensais pas avoir besoin d’une stratégie. Car ne pas avoir à aller au bureau est vraiment mieux pour moi, non? Il n’y a qu’à sortir du lit, à s’installer confortablement sur le canapé et à se connecter. L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) a récemment produit une webdiffusion dans laquelle on pouvait voir plus de 300 fonctionnaires faisant partie d’équipes virtuelles. Voici certains des défis courants qu’ils ont dit devoir surmonter:

Légende: Communication, équipe, information, différents fuseaux horaires, travail, membres, sentiment, manque, zones, connexion, informel, collaboration, technologie, manière, droit, outils, planification, toucher, superviser la communication, assis, ensemble, réunions d’équipe, technologie, rapide, temps opportun, faible, esprit, sens, réponse, relations, outils, planification.
Slido avec une question et les réponses du public.

En gardant ces thèmes à l’esprit, voici neuf idées que la direction, votre équipe et vous pourrez adopter.

La communication est essentielle.

Si j’avais reçu cinq cents chaque fois que je voyais cette phrase dans un texte, eh bien, je serais riche. C’est un peu ironique parce qu’en lui-même, cet énoncé ne veut pas dire grand-chose. Donc, qu’est-ce que ça veut dire, dans la vraie vie?

Quand on travaille dans une équipe dont les membres sont disséminés, il faut faire plus d’efforts pour établir et maintenir les relations. Il faut créer des espaces sociaux dans la plateforme de messagerie pour parler de sa fin de semaine, montrer des photos de ses animaux de compagnie ou peut-être même parler d’une situation plus difficile que certains peuvent vivre. L’Académie du numérique offre des canaux Slack réservés aux échecs, aux occasions de rencontre et encore un autre appelé #allthingspets, alors que les Agents libres du Canada ont un canal Slack appelé #beinghuman.

Tout le monde doit participer aux décisions.

Si une partie de votre équipe partage un bureau et que d’autres membres travaillent à distance, vous pourriez voir se profiler un système « à deux vitesses » où les processus de décision et d’idéation organiques pourraient ne pas tenir compte des travailleurs à distance et leur donner l’impression qu’ils ne peuvent pas contribuer. Évitez ces problèmes en favorisant une « culture écrite », qui utilise des outils de collaboration pour suivre les discussions sur les tâches, et assurez-vous d’inclure les travailleurs à distance concernés dans la prise de décisions. Installez une photo d’eux en gros plan si ça peut vous aider!

Des rencontres en face à face.

Les gestionnaires doivent s’assurer que les membres de l’équipe se rencontrent en personne au moins une fois par année, mais préférablement plus souvent. Ces rencontres en personne favorisent et renforcent les relations d’équipe. Les membres de l’équipe qui habitent une même ville peuvent organiser eux-mêmes des déjeuners, des brunchs ou des séances de frisbee.

Un peu d’assemblage requis.

Résultats de la webdiffusion de l’EFPC :

Légende : Skype, Webex, courriel, téléphone, Jabber, messagerie instantanée, téléconférence, GCdocs, clavardage, Slack, Zoom, vidéo, mise en commun, téléphone.
Slido avec une question et les réponses du public.

Un gestionnaire des tâches

C’est essentiel, tant pour l’équipe que pour les gestionnaires, de s’assurer que le travail de chacun est visible. Cela permet notamment de réduire le nombre de réunions de mise à jour inutiles. Il suffit de demander à chaque membre de l’équipe de mettre régulièrement à jour l’outil dans votre charte d’équipe (plus de détails à cet égard dans une minute). Trello et Asana sont deux services Web qui n’exigent qu’une adresse électronique. Vous pourriez cependant devoir créer une requête de TI pour pouvoir y accéder.

Une application de messagerie

À l’Académie du numérique de l'ÉFPC, nous utilisons énormément Slack, mais très peu le courriel. En fait, Slack est beaucoup plus facile à consulter et permet d’utiliser un grand nombre d’émojis, qui, même s’ils ne représentent pas vraiment bien les véritables émotions, sont mieux que rien et tout de même amusants. Jabber, Team, GCmessage et Skype Entreprise sont toutes des options disponibles. Slack est gratuit et disponible comme outil Web, alors que Skype Entreprise exige une licence et n’utilise pas le Web.

Mettre en commun de documents

Avoir un moyen facile pour pouvoir enregistrer, partager, visualiser et modifier les fichiers en temps réel est clé. À l’Académie du numérique de l'ÉFPC, nous utilisons beaucoup G Suite, tout particulièrement Google Docs et Google Drive.

La vidéoconférence

Voir les réactions des gens et une partie de leur langage corporel nous aide à nous comprendre les uns les autres et favorise beaucoup plus l’empathie qu’une communication audio seulement, et c’est certainement mieux que le courriel. Des conflits peuvent survenir lorsque les messages sont mal interprétés. La vidéoconférence permet d’atténuer quelque peu ce problème, même si les rencontres en personne restent toujours le meilleur choix (voir le troisième conseil). Zoom est gratuit et offre une qualité vidéo étonnamment bonne, et n’importe qui peut demander un compte de vidéoconférence auprès des Services partagés (lien ci-dessous).

Créer une charte d’équipe.

Lorsque des membres de l’équipe travaillent à distance, toute l’équipe doit être plus ouverte aux particularités et aux normes du travail en équipe. Dressez une liste des moyens et des outils que les gens utilisent habituellement, et des tâches qu’ils effectuent avec cux-ci. Décrivez les attentes en ce qui concerne les fuseaux horaires, les heures de travail et les temps de réponse. Vous trouverez facilement des tonnes de modèles et d’échantillons en ligne à cet égard. Lorsque les gens, tout particulièrement les nouveaux membres de l’équipe et surtout les nouveaux gestionnaires, comprennent ce qui convient à votre équipe, cela permet d’atténuer les risques de malentendus, d’omissions et de faux pas.

Le renforcement de la confiance.

Légende: Communication, confiance, transparence, organisés, flexibilité, empathie, ouverture, équipe, organisation, travail, clarté, adaptabilité, engagement, compétence, patience, écoute, ouvert, clair.
Slido avec une question et les réponses du public.

Pour les gestionnaires comme pour les équipes, le travail à distance met fin au statu quo et représente un changement majeur au gouvernement.

Comment savoir si les gens travaillent? Facile : ils produisent du travail.

Il ne s’agit pas uniquement de se présenter et de parler lors des réunions. En fait, on pourrait dire que l’évaluation du rendement pourrait être encore plus facile dans une équipe éloignée où la socialisation en présentiel est absente.

Faire confiance aux autres permet d’obtenir les résultats auxquelles ils se sont engagés. Nous devons être prêts à démontrer notre productivité, et nous devons produire les résultats envers lesquels nous nous sommes engagés.           - Lisette Sutherland & Kirsten Janene-Nelson, Work from Anywhere

Pour les gestionnaires, tel que suggéré dans la partie 2 de la série sur les équipes virtuelles, soyez franc et transparent en ce qui concerne la façon dont vous mesurez le rendement. Assurez-vous que tous les employés connaissent et comprennent la façon dont ils sont évalués. Évitez le jargon généralement utilisé dans les ententes de gestion de rendement et respecter les ententes. Qu’il s’agisse de rédiger un billet de blogue par semaine, de créer des notes d’information en deux heures, de présider des réunions ou de rédiger des comptes rendus de décisions de qualité, utilisez les outils de gestion des tâches comme guide pour valider les progrès et surveiller la qualité. Lorsque le personnel n’assure pas la qualité ou ne respecte pas les délais, comme nous l’avons suggéré dans la partie 2, apprenez à bien communiquer la rétroaction cruciale dont ils ont besoin, avant qu’eux et le reste de l’équipe ne soient plombés par des problèmes de rendement. Essayez d’utiliser Miro, FunRetro et Lean Coffee Table pour collaborer et recueillir les commentaires de votre équipe à la prochaine réunion. Inscrivez-vous dès maintenant à la webémission sur l'établissement d'une relation de confiance avec les équipes virtuelles.

Une rétroaction qui n’est pas à sens unique.

Kim Scott a écrit ceci, dans son ouvrage Radical Candor: « Les éloges et les critiques sont deux éléments que vous devez vous habituer à donner, à recevoir et à encourager. » [traduction] Poussez votre équipe à vous donner une rétroaction publique pour montrer que vous appréciez un tel comportement. Faites des éloges en public, mais critiquez en privé.

Ne pas s’occuper d’un problème de rendement n’est pas juste pour le reste de l’équipe. [traduction] – Kim Scott

Se gérer soi-même, un élément clé.

Le travail à distance est important pour moi parce qu’il me permet de contrôler ma propre productivité. - Sutherland & Janene-Nelson

Nous sommes tellement habitués à travailler en présence de nos collèques et où nos patrons sont omniprésents. Être entouré d’autres personnes qui travaillent nous incite à travailler aussi. Quand nous sommes seuls, cependant, il faut user de nouvelles tactiques pour éliminer les distractions.

Une partie de l’autogestion consiste à établir des limites et des lignes de conduite strictes quant à ce qui est bien et à ce qui ne l’est pas [traduction].       – Sutherland & Janene-Nelson

Voici ce qu’il faut éviter :

Ordinateur portable sur un lit avec oreiller et draps.
Photo de Dillon Shook tirée de Unsplash

Créez un espace destiné au travail, qui vous inspire. Prenez des pauses pour vous dégourdir les jambes. Entrez dans votre agenda des périodes réservées au travail, des périodes pendant lesquelles vous n’assisterez à aucune réunion et ne vérifieriez pas vos messages, sans oublier de modifier vos alertes afin que les autres sachent que vous n’êtes pas disponible. Pour paraphraser une récente webdiffusion Apolitical avec Nir Eyal, auteur de Indistractable :

Bloquez votre temps et défendez-le avec férocité. [traduction]
Femme tenant une tasse de thé devant un ordinateur portable dans un bureau à domicile.
Photo de Paige Cody tirée de Unsplash

Accepter l’imperfection et s’engager à l’amélioration continue.

Alors, est-ce que j’applique tout ce que j’ai mentionné ci-dessus? Pas encore, mais je progresse lentement, mais sûrement.

Comme votre équipe et vous êtes uniques, trouvez ce qui fonctionne et n’oubliez pas que l’effort en soit fait de votre lieu de travail un endroit où il fait bon vivre.

Tout ce qui permet à une équipe virtuelle de bien travailler est ce que vous voulez mettre en place. [traduction] – Sutherland & Janene-Nelson

Points à retenir

  • Travailler virtuellement devient plus facile quand vous avez un plan.
  • Des stratégies de communication formelles peuvent reproduire la cohésion d'une équipe colocalisée.
  • Des outils de gestion de tâches, de vidéoconférence, de messagerie instantanée et de partage de documents en temps réel sont tous essentiels au bon fonctionnement d'une équipe à distance hautement performante.
  • L'équipe, le gestionnaire et vous en tant qu'individu avez tous des engagements à prendre pour améliorer la productivité, la confiance et la cohésion.
  • Il n'y a pas de modèle unique pour les équipes à distance, expérimentez et communiquez ouvertement à tous ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Revenez chaque jour entre le 5 et le 20 décembre, car nous avons une surprise pour vous!


En apprendre davantage sur la façon d’optimiser votre équipe virtuelle

Rebecca Nava

Writer with regional roots and a passion for empowering public servants. *** Rédactrice avec des racines régionales et une passion pour l'autonomisation des fonctionnaires.