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Du prototype à la résolution de problèmes

Transformation numérique 10-23-2019

Épisode 12

Un retour sur notre pilote du practicum

Regroupés en 9 équipes multidisciplinaires, ils travaillent d'arrache-pied pendant trois semaines intensives pour solutionner de vrais problèmes au gouvernement. À la fin des trois semaines, prototype en main, chaque équipe expose le fruit novateur de son labeur à un panel de cadres supérieurs.  À peine une dizaine de minutes pour exposer, captiver et convaincre! Méthode éprouvée de présentation, ficelée au quart de tour :

  1. problème à régler, clairement énoncé;
  2. pistes de solutions envisagées;
  3. obstacles rencontrés, réajustements envisagés;
  4. solution retenue;
  5. démarche;
  6. exécution du prototype.

Les vidéos de chaque équipe sont présentées au bas de la page.

[Texte à l’écran] Practicum 2019 : De vraies personnes.De véritables défis.De vraies solutions. [Texte à l’écran] Neil BouwerVice-président, Direction générale des services d’innovation et de politiquesÉcole de la fonction publique du Canada[Neil Bouwer]Ce que nous allons voir aujourd’hui, c’est l’avenir de la fonction publique. C’est une nouvelle façon de faire les choses. C’est une façon progressive, intéressante, productive et amusante de résoudre les problèmes. [Texte à l’écran] Louise Côté Responsable du Practicum, Académie du numériqueÉcole de la fonction publique du Canada [Louise Côté] Le Practicum, c’était vraiment une expérience unique que nous voulions offrir à nos apprenants. Une expérience où ils seraient ensemble pendant trois semaines à travailler sur un vrai problème.C’est la première fois que nous offrions le Practicum, tout aurait pu arriver. [Texte à l’écran] Employés de Santé CanadaÉquipe no 1Amélioration des processus de déclaration pour les producteurs de cannabis autorisés, Santé Canada [Narration] Vers la fin de la période visée par les rapports, Santé Canada est inondé de courriels de demandes d’information. Ainsi, le personnel s’active pour répondre aux courriels le plus rapidement possible afin que les producteurs autorisés puissent présenter leurs rapports à temps. [Texte à l’écran] Allan Phillips Administrateur de base de données de productionConseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada [Allan Phillips] Notre projet portait sur le cannabis. Il s’agit essentiellement d’assurer la sécurité des Canadiens et d’empêcher le cannabis illégal d’entrer dans le système judiciaire et vice versa. Nous avons présenté quelques concepts au responsable de la solution, et nous avons mis au point un robot conversationnel qui va essentiellement aider les utilisateurs de dernière ligne. [Texte à l’écran]Et si… [Narration] Et si nous pouvions fournir de l’aide en tout temps aux producteurs titulaires d’une licence? Nous pensons qu’il existe une solution simple, rentable et facilement accessible à ce problème. Voici le Cannabot. [Texte à l’écran] Bonjour, je m’appelle Cannabot, l’assistant du Système de suivi du cannabis (SSC).  [Narration] Qu’est-ce que le Cannabot? Eh bien, le Cannabot est simple. Il s’agit simplement d’un robot conversationnel dans lequel nous avons téléchargé la Foire aux questions du guide de l’utilisateur du SSC. [Texte à l’écran] Flux de travailSanté Canada Questions fréquemment posées et restées sans réponseNouvelles questions fréquemment poséesQuestions fréquemment poséesRéponses aux questions fréquemment poséesProducteurs autorisés[Louise Côté]Le grand succès du Practicum, c’est d’avoir changé la façon dont les gens pensaient à eux-mêmes en tant que fonctionnaires. [Texte à l’écran]Britt Hurley  @britthurleyott« C’est ce que les fonctionnaires peuvent faire lorsqu’ils ont les compétences, les outils et les collègues appropriés. » @ToferC qui conclut le #Practicum2019. Un travail fantastique de la part des apprenants et de tous ceux qui participent aux activités de l’Académie du numérique! J’ai bien hâte de voir la suite des choses!8 h 25 – 11 juin 2019, Ottawa (Ontario)3 partages, 13 J’aime[Louise Côté]Ce qui a vraiment fait que le Practicum a fonctionné, cela a été les apprenants. [Texte à l’écran] Patrick HeardConseiller techniqueServices publics et Approvisionnement Canada [Patrick Heard] La partie la plus importante pour moi fut la première semaine du stage : comment réfléchir à un problème, comment repenser un problème, comment prendre trouver la solution pour que ça soit celle attendue, la meilleure pratique? Et ensuite, comment pouvez-vous innover, comment pouvez-vous transformer? [Texte à l’écran] Kris Wright @KrisLoremÉpuisé, mais inspiré par les gens incroyables avec qui j’ai eu la chance de travailler pendant le #Practicum2019 de l’@AcademieNumCAN. Principales conclusions : l’empathie est la clé de la réussite. Faites appel aux brillants esprits qui vous entourent. Soyez davantage à l’écoute des autres. Faites preuve d’audace. [Texte à l’écran] Renée Isaac-SaperAgente de recherche et d’analyse des donnéesPatrimoine canadien [Renée Isaac-Saper]L’emploi du temps était très serré, très chargé, durant cette première semaine, ce qui est positif, car nous avons fait énormément de progrès. [Texte à l’écran]Énoncé révisé du problème : ce problème réside dans les données!Données non disponibles (provinces), très regroupées (Statistique Canada) ou coûteuses (mesures de protection Firewalls)Métadonnées non fiables ou invérifiables, mal définiesProcessus de liaison long et coûteux et aucune possibilité de liaisons de données « en temps réel » [Texte à l’écran]Équipe no 8Connaître ses clients : L’exploration de données ouvertes au GCInnovation, Sciences et Développement Canada[Narration]Nous avons constaté que les données posent problème. Elles ne sont pas disponibles dans le cas des provinces. Elles sont très regroupées si vous essayiez de les avoir de Statistique Canada, ou coûteuses si on veut y accéder auprès de Bloomberg, car elles se trouvent derrière des coupe-feu. Nous voulions être en mesure d’établir un lien entre les données provenant de tous les types de ministères. Alors, avons‑nous trouvé une solution? Bien sûr! On a trouvé! [Texte à l’écran] Avons-nous trouvé une solution? Bien sûr que si!Le prototypeUn portail d’information à guichet unique donnant accès aux données ouvertes produites et publiées par le gouvernement fédéral[Louise Côté]Les résultats du Practicum nous ont surpris, énormément surpris. Avec l’objectif d’atteindre un résultat, ils ont réussi à créer quelque chose de concret pour les organisations qui nous ont fourni des problèmes. [Texte à l’écran] Équipe no 7Perspectives pour GC CommsSecrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Agence du revenu du Canada (ARC) [Narration] Pendant la durée du projet, nous avons eu d’excellentes conversations avec nos intervenants, tant des chefs de projet de l’ARC et du SCT que des analystes des communications du SCT. C’est au cours d’une de ces conversations que nous avons appris que le SCT utilisait déjà une plateforme de gestion et d’analyse des données dans le nuage. Cependant, le ministère n’avait pas encore exploré toutes les fonctionnalités de cette plateforme. Perspectives pour GC Comms est un tableau de bord complet, qui comprend et rassemble des données d’analyse de Twitter, de Facebook, des analyses des médias ainsi que des analyses du site Web Canada.ca. En ce moment, cette présentation n’a que des captures d’écran. Toutefois, ce produit est maintenant sur le site Web. [Capture d’écran]Perspectives pour GC Comms  [Texte à l’écran]Kris WrightAnalyste technique, Politique sur la gestion de l’informationCentre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada [Kris Wright] Notre chef de solution est venu nous voir et nous a dit : « Hey, nous avons de bonnes nouvelles. Tout le monde au bureau aime beaucoup le lien. Vous avez fait du bon travail. C’est maintenant au bureau du ministre, ils en discutent. »Vous savez, c’était un de ces moments d’extase. Au départ, nous nous étions fixé comme objectif de mettre une solution sur papier et peut-être même d’avoir un prototype en l’espace de 3 semaines. Or, nous avons réussi à mettre au point un système entièrement fonctionnel basé sur les commentaires des utilisateurs et leur connaissance de leur environnement de travail. Ce système donne déjà d’excellents résultats pour les utilisateurs. [Louise Côté] Lorsque nous avons terminé le Practicum — à la dernière journée, quand les équipes ont présenté leur projet — le sentiment qui est ressorti, qui était très palpable dans la pièce, c’était un sentiment de fierté, le sens d’avoir accompli quelque chose ensemble. [Texte à l’écran]Julien Aubin-Beaulieu Julien@AB_CanNous avons tellement appris au cours des derniers mois et nous avons mis beaucoup d’efforts dans ce projet #ApprentissageParLaPratique (#LearningByDoing). Nous sommes très heureux de présenter notre prototype dans le cadre du #Practicum2019, le mardi 11 juin aux cours Bayview!9 h 41 — 7 juin 2019, Montréal (Québec) [Texte à l’écran] Chris AllisonDirecteur général, Services numériques, École de la fonction publique du Canada [Chris Allison] Pour moi, c’est de ça qu’il s’agit. C’est l’art du possible. Voilà ce que les fonctionnaires peuvent accomplir lorsque nous leur offrons les bons outils, les bonnes compétences et le bon environnement, et que nous leur donnons l’occasion de travailler ensemble. C’est donc ça pour moi, la magie du Practicum. [Louise Côté] Nous voulons qu’ils continuent à être des ambassadeurs de nouvelles façons de faire et de nouvelles façons de penser dans la fonction publique.

Cette formation pilote, où on apprend sur le terrain, a mis tout le monde sur le qui-vive à l’Académie du numérique, car on veut vraiment faire de ces praticiens des ambassadeurs de l’approche numérique, des moteurs de changement. Mission accomplie! Plusieurs apprenants retournent dans leur organisation, mieux outillés et prêts à insuffler aux autres des façons efficaces et agiles de travailler, basées sur la résolution de problèmes.

Il n’y a pas que les participants qui ont appliqué la méthode agile. Nous aussi! On a, sans relâche, au jour le jour, été à l'écoute de nos apprenants et adapté la formation pour mieux répondre aux objectifs et aux attentes des participants.

Parlant de résolution de problèmes, vous savez quoi? Déterminer avec précision un problème à régler est sans conteste une clé du succès de Practicum. La première semaine de Practicum est consacrée  à cette tâche. Nos évaluations le démontrent clairement. Cet exercice d’apprendre à cibler un vrai problème, remporte la palme d’or de cette formation. Une révélation quasi-unanime.

Une autre puissante révélation a frappé tous ceux qui ont assisté aux présentations des prototypes. Les 9 équipes ont toutes relevé l'état de désorganisation de nos données au gouvernement. Particulièrement la capacité d’y accéder, de les comprendre et donc de les utiliser. Ce maillon faible les a freinés dans l'élaboration de solutions pour régler les problèmes ciblés.

Prochaine étape : On prépare le Practicum, seconde mouture. Prenant appui sur notre analyse des évaluations, on procède à des changements en incluant les suggestions de nos participants.

Prochaine cohorte à l'automne 2019. Restez branchés sur Trajets en bus et l'Académie du numérique. Dévoilement à venir bientôt, bientôt…


Visionnez des vidéos des présentations du Practicum

Les vidéos sont disponibles en anglais seulement. Les transcriptions en français suivront bientôt.

Introduction Practicum avec Neil Bouwer

Équipe #1 : SC | Cannabot

Équipe #2 : ACIA | Outil de recherche FAQ

Équipe #3 : ECCC | Le catalyseur des solutions de cannabis

Équipe #4 : ASPC | Relier les points : Une ébauche

Équipe #5 : IC | Aperçu des investissements pour l'infrastructure

Équipe #6 : MDN | Mesurer l’impact de la formation au gouvernement

Équipe #7 : SCT + ARC | Perspectives pour GCComms

Équipe #8: ISDEC Portail d'information sur les affaires

Équipe #9 : RNC | Vengeurs de données : Le Tesseract

Conclusion | Practicum avec Chris Allison